需要打印工作表吗?

　　开始在工作表上工作之前，最好问问自己工作表是否需要被打印出来。您可能会发现不用考虑打印的问题，例如在工作表被用于信息存储或者仅仅作为参考的时候。

　　如果要打印工作表，就需要考虑表和数据应该如何呈现出来。这将会给您的工作表总体设计带来巨大的不同。例如，前面图中所示的水平定向的工作表需要两页纸打印，即使您使用“页面设置”对话框(“文件”菜单，“页面设置”命令)中的“横向”模式。打印的第二张包含部分月份总计，但是看不到区域的名字，除非您使用对话框中“工作表”选项卡上的“打印标题”选项在每页上重复打印标题。

　　策略提示

　　对于大型工作表，无论是水平还是垂直定向的，要使得打印结果容易理解，在每页顶部重复打印标题行，或在每页左侧重复打印标题列都是绝对必要的。

　　数据如何被使用?

　　打印结果如何被使用也是一个要考虑的问题。如果将被用在一份管理报告中，那么您会希望在一页纸中得到最突出的信息;如果是一份演示文稿，您会需要对数据进行精炼，或者创建更少更容易理解的数据块，以便汇总在十来个单元格组成的小网格中。这样它就可以被放在一张胶片或幻灯片上。如果您有大量的数据要处理，可以根据不同的目的创建汇总页，如下图所示。

　　如果工作表被用于审计或参考的目的，您可能希望看到它所包含的所有信息。在这里定向就成了一个大问题。无论是横向(水平)格式还是纵向(垂直)格式打印，您都需要据此来设计自己的工作表。有时如果您的表有很多列，使用横向定向会不错。如果您的列数实在太乱，可以试着把数据分割到工作表的总体系统中，即可以按照真实情况打印而不损失上下文或可读性的数据块。例如，前面图中所示的工作簿底部的工作表标签说明，显示的汇总工作表实际上在一个工作簿中汇总了其他六个表中的数据。

　　如果不需要打印工作表中的所有项目，可以使用分级显示来折叠大型工作表中的详细内容。例如，可以使用分级显示来只显示和打印总计，如下图所示。

　　受众对象是谁?

　　构建工作表只是给自己用呢，还是要与他人联机或是以打印的形式共享呢? 换句话说，工作表需要看上去很漂亮呢，还是没必要用太花哨的格式? 需要为他人创建一个大体的摘要或是总体的概述吗? 在决定工作表的样式时，明确地考虑受众对象非常重要。

　　如果您对工作表中的数据很熟悉，也就是说，如果这些数据就是您的工作，或许您对详细信息的兴趣要比其他人大得多。您需要像这些信息的受众对象那样去思考，告诉他们什么是他们需要知道的— 不要多，当然也不应该少。如果您的工作表中包含了很多您的受众对象并不真正需要看到的数据，这种状况是经常发生的，此时您可以为更好地整体理解来特别创建一个汇总工作表。

　　策略提示

　　如果工作表有超过一种的受众对象，此时应为每组对象创建不同的汇总工作表，而所有的工作表都使用相同的底层数据。