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利用WORD轻松打印大批信封  

作者:_  时间:2001-10-12 14:26:19  来自:中华网校  责任编辑:  阅读次数:

 

    许多单位和公司甚至个人都常常发大批信件,如邮政广告、会议通知、书籍或商品征订等等。这时就需要书写大批信封,有时成千上万封也毫不奇怪。有的单位不得已雇请大量人工进行此项工作。由于我国的标准信封的邮政编码要写在左上角的六个方框中,在打印时难以控制,目前常采用的变通方法是,打印一个标签贴在信封上,其中包括邮政编码和收信人的地址,这种作法不太方便。有没有能打印大批信封的方法呢?这里就为你介绍用Word轻松打印大批信封的方法。
      利用计算机和适当软件及打印机,直接打印国家的标准信封并不费力。Word 6.0及其以后版本都有打印中文标准信封的功能。Word 6.0中有一个“C_envelo向导”(选择“文件|新建”命令,在“新建”对话框的模板列表框中可找到此模板)。在Word 97中,有一个“信封向导”(选择“文件|新建”命令,在“新建”对话框中选择“其他中文文档”,其中就有此向导,不过其名称为“信封向导.wiz”),这两个向导都可用来打印中文标准信封。但用来打印大批信封并不方便。我们可对此向导进行适当改造,使之与邮件合并功能相结合,这样就可利用现有的数据源(数据库或是地址簿等)打印出大批信封,大大提高工作效率。对Word的邮件合并功能不太熟悉的读者,首先简要地介绍一下Word中的邮件合并功能。
      利用邮件合并功能可以完成具有个人风格的套用信函、打印信封地址和邮件标签等多种工作。其典型的操作是将两个文档合并,一个是主文档,一个是数据源。主文档包含在每个合并后的文档中保持不变的文本和其他一些项目,数据源中包含每个文档都不相同的变化信息,如多个信封上的各个收件人的姓名、地址和邮政编码等信息。通过在主文档中插入称之为“合并域”的特殊指令,告诉 Word 应在何处填入来自数据源的变化信息。当把数据源与主文档进行合并时,Word 把主文档中的合并域替换成来自数据源中相应的信息。
      下面以Word 97为例介绍具体操作步骤,使用Word 6.0或Word 95时操作方法是类似的,可参照进行。
      一、 创建信封模板
      打开Office组件所在文件夹(通常为Microsoft Office),再打开“Template|其他中文文档”文件夹,从中可看到带有“.wzs”扩展名的一系列文件,这就是具体的中文标准信封格式文件。文件名中下划线后面的字母与数字表示的是信封的规格。其中pt代表“普通信封”,hk代表“航空信封”,dx代表“大型信封”,其后的数字为信封规格(以上符号在各版本的Word中均相同)。在具体发信时,信封规格往往是固定的,一般常用五号信封,这里以五号信封为例进行说明。将Cenv_pt5.wzs在其所在文件夹中复制一份(一定不要使用原来的文件),并将后缀wzs改为dot。
      二、 创建邮件合并主文档(信封)
      启动Word,选择“文件|新建”,在“新建” 对话框的“其他中文文档”选项卡中就有了名为Cenv_pt5.dot的模板。选择这个模板,并在该对话框右下角的“新建”选项组中,单击“文档”,再单击“确定”按钮,此时Word显示的是模板文件中标准信封的格式,如下图所示。
      收信人的邮政编码以及其余文字都在文本框中。现将左上方的六个黑框删除,并删除其中的文字(数字1),但文本框仍然保留,同时删除其余文本框中的文字。这六个文本框的位置不能改动,因为这是国家标准规定的,也是确保打印时正确地在信封左上角的红色方框中打印出邮政编码的关键。这时几乎什么也没有了。这个文档还不是邮件合并文档,需要将其做适当地转换。选择“工具|邮件合并”,弹出邮件合并帮助器:
      单击“1主文档”中的“创建”按钮,从下拉列表中选择“套用信函”
    三、 建立数据源
      返回邮件合并帮助器,此时第二个选项(“2获取数据”)变实,可单击该按钮并从下拉列表中选取“建立数据源”选项。出现下图所示“建立数据源”对话框:
      在此对话框中,所谓“域名”就是“合并域”的名称,用来代表在各个文档中变化的信息。将图中“域名行中的域名”列表中未列入上图中的各项删除(利用“删除域名”按钮),然后在“域名”框中键入新的域名。可添加“称呼”以及c1、c2、c3、c4、c5和c6等七个域名。后六个域名用于填写收信人的邮政编码中的六个数字。单击“确定”按钮。Word弹出“另存为”对话框,让用户指定保存数据文件的文件名,比如文件可定为“信封数据.doc”,“确定”之后,在“邮件合并帮助器”中单击“编辑”按钮,则出现“数据表单”对话框:可在其中的“姓名”域中填入收信人,“称呼”域中可填入对收信人的称呼,如先生、女士、教授之类,当然也可不填。 “邮政编码”域中填入发信人的邮政编码(如果单位信封已经印好自己单位的地址,则可不填。“地址1”与“地址2”可用于填写收信人的地址(如果一行写不下,可用两个域,否则地址2也可不填)。“地址3”用于填写发信人地址(如信封上有也可不填)。c1~c6域用来填入收信人的邮政编码,每个域填入一个数字。都填完之后,可单击左下角的“记录”中的向右箭头,则记录由1变为2,像上面介绍的方法一样,填入第二个收信人的信息,以此类推,可填入多个收信人的信息。
      以上建立数据源的过程实际上是在“信封数据.doc”文件中加入具体内容,可单击“查看数据源”按钮,在Word中打开这个文件,这实际上是一个表格,因此也可以直接编辑这个表格,每个收信人占一行就行了。
      四、 完成主文档
      返回“邮件合并帮助器”,单击“1主文档”中的“编辑”按钮,则返回到信封文档。在文件的上部、工具栏的下部出现邮件合并工具栏(这是邮件合并文档所特有的)。单击信封左上角用于邮政编码的第一个文本框,再单击“插入合并域”按钮,从出现的下拉列表中选择c1,接着单击第二个文本框,再单击“插入合并域”按钮,从出现的下拉列表中选择c2,同样的方法,将其余邮政编码域插入到左上角的其余文本框中。单击用于书写收信人的地址的文本框,再单击“插入合并域”按钮,从列表选择“地址1”域,同样的方法插入“地址2”和“姓名”和“称呼”域。插入完成之后,信封中的各个文本框中显示的是域名。在“称呼”域后还可加入其他要打印的内容,如“收”和“北京市1048信箱”等字样,这些内容是每个信封上都不变的。单击“邮件合并工具栏”中的左数第三个按钮(查看合并数据),则域名换成了具体的信息,单击“邮件合并工具栏”上的向右的箭头,可向后浏览数据记录,单击向左的按钮,可向前浏览。如果数据无误,可修改各个文本框的显示格式(字体、字号)以及位置,达到最满意的效果。保存文件,至此完成主文档的编辑。
      合并打印
      利用邮件合并工具栏就可完成打印大批信封的任务。单击邮件合并工具栏上从右数的第三个按钮(邮件合并),Word弹出对话框:从左上角的“合并到”域中选择“打印机”,在“要合并的记录”域中,选择要打印的记录(全部或指定记录号范围),其余可保持默认状态。单击“合并”按钮,则开始打印。对于不同的打印机,也许还要经过一定的试验步骤,才能保证。 1600K系列针式打印机和HP 6L激光打印机上可得到满意结果,而这两种打印机在普通办公环境中是常见的,因此本文方法有一定的普遍意义。
      六、 使用其他应用程序编辑的数据源
      除了创建Word格式的数据源之外,还可以合并已有的数据库、Microsoft Execl 工作表或其它数据源的信息。若要打开其他应用程序的数据源,请按以下步骤操作:
      1.活动窗口为主文档,从“工具”菜单中选择“邮件合并”命令。
      2.选择“数据源”下一行的“获取数据”按钮,然后选择“打开数据源”。
      3.在“打开数据源”对话框,键入或选出要打开的数据源文件名,然后选择“确定”按钮。
      如果数据源不在列表中,选择适当的驱动器和目录,然后在“文件类型列表”框选择合适的选项。如果打开的数据源是 Microsoft Execl 工作表,可以插入整个工作表或部分范围的单元格。如果打开的是 Microsoft Access 数据库,可以插入表格中的记录,或由查询定义的选定记录。如果没有将合并域插入到主文档,打开数据源之后 Word 显示一段信息。此时若要返回主文档插入合并域,可选择“编辑主文档”按钮。以Excel工作表为例,在邮件合并时,把工作表上的第一行当作合并域对待,第二行以后就是具体数据。这时可以像利用“信封数据.doc”一样的方法来插入合并域。插入合并域之后,就可以将主文档与指定的数据源合并。

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