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Excel XP精致技巧10例  

作者:_  时间:2002-9-26  来自:中华网校  责任编辑:  阅读次数:

Excel XP是一款功能非常强大的表格处理软件,相信使用它的人一定不少。笔者在平时的操练过程中总结了一些小的技巧,现奉献给大家,如果你注意使用这些小技巧,会使你的工作方便不少哟。

1.每次选定同一单元格

  有时,为了测试某个公式,需要在某个单元格内反复输入多个测试值。但每次输入一个值后按下Enter键查看结果,活动单元格就会默认移到下一个单元格上,必须用鼠标或上移箭头重新选定原单元格,极不方便。如果你按Ctrl+Enter组合键,则问题会立刻迎刃而解,既能查看结果,而当前单元格仍为活动单元格。

2.自动打开用户工作簿

  我们只要将某个需要自动打开的工作薄(如a.xls)的快捷方式放到C:\Program Files\Microsoft Office\Office10\XLStart文件夹中,以后每次启动时,Excel都会自动打开相应工作簿。

3.在同一对应单元格内输入相同内容

  在按下Ctrl键的同时,单击需要输入相同内容的不同工作表名称(如Sheet1、Sheet3、Sheet4……),在其中任意一个工作表中的某一单元格(如B8)中输入内容,按下Enter键后,该内容即一次性输入到上述选定的所有工作表的同一单元格(B8)中了。

4.生成备份工作薄

  对新(老)工作薄执行“文件→保存(另存为)”命令,打开“另存为”对话框,按右上角的“工具”旁的下拉按钮,选“常规”选项,在随后弹出的对话框中,选中“生成备份”选项,确定保存。以后修改该工作薄(a.xls)后再保存,系统会自动生成一份名称为“a的备份.xlk”的备份工作薄,且能直接打开使用。

  友情提醒:如果将上述功能加到某个模板中,则使用该模板建立工作薄后,就不需要进行上述操作,而快速生成备份工作薄了。

5.同时打开多个工作薄

  有时我们可能需要打开多个工作薄,下面的方法也许对你有所帮助:

  ①选择“文件”→“打开”命令,按住Shift键或Ctrl键,并用鼠标选择彼此相邻或不相邻的多个文件,然后按“确定”按钮,就可以一次打开选中的多个工作薄。

  ②执行“开始”→“运行”命令,在对话框中输入Excel,空格,后面加所要打开工作薄文件的绝对路径(每个文件之间用空格分隔),“确定”后也可以打开多个工作薄。

  ③新建一个文件夹,将需要打开的多个工作薄文件放在里面,然后打开Excel,选择“工具”→“选项”命令,在“常规”标签中,将替补启动目录用“浏览”的方法指向该文件夹,以后当你再次启动Excel时,就会把那个目录中的所有文件一起打开。

  ④启动Excel XP,打开多个工作薄,选择“文件”→“保存工作区”命令,取名(a.xlw)、确定保存。以后只要打开该工作区文档,即可打开上述多个工作薄(注意:工作区文件只是保存设置,并不保存文件,所以你必须对每个文件所做的更改另行保存)。

6.快速选定包含公式的单元格

  选择“编辑”→“定位”命令,在随后弹出的对话框中,按“定位条件”按钮,选中“公式”选项后确定,即可一次性选中包含“公式”的所有单元格。

7.快捷输入函数的参数

  如果你只记得函数的名称,而记不清它的所有格式,你可以先在单元格中输入一个等号及函数名,然后按下Ctrl+A键,Excel则自动打开“函数参数”对话框,引导你快速输入函数的参数,免去了刻意记忆的痛苦。

8.利用IF函数避免出错信息

  ①当我们在C8单元格输入公式:=A8/B8,当B8单元格没有输入数据时,C8单元格则会出现“#DIV/0!”的错误信息。如果将公式改为:=IF(B1=0,"",A1/B1),就不会显示错误信息了;

  ②同样,如果我们在C8单元格中输入:=A8+B8,当A8、B8没有输入数值时,C8则显示出“0”,如果将公式改为:=IF(AND(A2="",B2=""),"",A2+B2),这样,如果A8与B8单元格均没有输入数值时,C8也不会显示“0”了。

9.在单元格中批量插入固定字符

  现在新的身份证号码将旧身份证号码的年份由2位表示改为4位表示,如果我们要将年份的前两位(19)插入旧身份证号码中,可以这样做(假定旧身份号码保存在A列中):在B1、C1、D1单元格中分别输入公式:=LEFT(A1,6)、=RIGHT(A1,9)、=B1&"19"&C1,将上述公式复制到B、C、D列的其他单元格中,即可将19插入旧身份证号码中,并显示到D列中。

10.让序号原地不动

  有时我们对数据进行排序后,序号全乱了。如果先在序号列与正文列之间插入一个空列,再排序时,序号就不会乱了。注意位于序号前面列中的内容均不发生改变;为了不影响显示美观和正常打印,可将这一空列隐藏起来。


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